Der Firmenumzug ist viel aufwendiger als ein Haushaltsumzug. Deshalb müssen Firmen rechtzeitig mit den Planungen beginnen. Worauf es bei einem Firmenumzug ankommt, verrät dieser Ratgeber. Außerdem erhalten Firmen eine Checkliste, damit an alles gedacht wird und alle Beteiligten ihre Aufgaben für den Firmenumzug zugewiesen bekommen.
Frühzeitige Kommunikation mit allen Abteilungen
Sobald die Entscheidung zum Firmenumzug gefallen ist, müssen alle Abteilungen darüber informiert werden. Die Mitarbeiter können sich auf den Umzug vorbereiten und wissen, dass sie wichtige Aufgaben übernehmen müssen. Es steht den Mitarbeitern aber auch frei, für sich eine persönliche Entscheidung zu treffen. Zieht die Firma beispielsweise von Hamburg nach München, ist es eventuell nicht für jeden Mitarbeiter möglich, sein Privatleben vom Norden in den Süden zu verlegen.
Die Mitarbeiter sind regelmäßig über den Stand des Umzugs zu informieren. Änderungen sind immer möglich. Das kann die Arbeitsplatzverteilung betreffen, aber ebenso eine Verschiebung des Umzugstermins. Neben den eigenen Mitarbeitern sind auch die Geschäftspartner über den Umzug zu unterrichten. Damit wird der weitere Geschäftsbetrieb gewährleistet und Partner können sich besser auf temporäre Lieferausfälle vorbereiten.
Behörden über den Umzug informieren
Das Unternehmen ist im Handelsregister verzeichnet. Tritt eine Änderung ein, ist die Dienststelle darüber zu informieren. Auch das Finanzamt muss vom Umzug rechtzeitig erfahren. Firmen sollten immer frühzeitig dafür sorgen, dass der neue Standort pünktlich zu Betriebsbeginn am neuen Firmensitz auch online zu finden ist. Besonders Google benötigt eine gewisse Zeit, bis der neue Firmensitz am richtigen Ort ersichtlich ist.
Einige Kunden und Geschäftspartner verschicken Briefe mit der Post. Die muss letztlich vom Umzug erfahren, damit die Post nachgesendet wird. Es gibt für Firmen spezielle Nachsendeaufträge bei der Post.
Finanzierung des Umzugs kalkulieren
Der Firmenumzug ist mit hohen Kosten verbunden. Sind betriebseigene Fahrzeuge vorhanden, die für den Firmenumzug geeignet sind oder wird eine Spedition benötigt? Umzugsfirmen bieten die Serviceleistung auch für Firmen an. Für die Kalkulation der Umzugskosten ist es ratsam, mehrere Kostenvoranschläge einzuholen. Anschließend sind die mit den errechneten Kosten für einen selbstständigen Umzug zu vergleichen.
Umzugsunternehmen versichern die Umzugsgüter in der Regel mit einem Wert von 640,00 Euro pro Kubikmeter. Handelt es sich um sehr wertvolles Inventar, so ist das durch eine weitere Versicherung abzusichern.
Checkliste für den Firmenumzug
- Mitarbeiter und Geschäftspartner informieren.
- Behörden kontaktieren und neuen Firmensitz angeben.
- Kosten für den Umzug kalkulieren.
- Firmeninventar prüfen: Welches Inventar zieht mit um, welches wird aussortiert?
- Inventar katalogisieren.
- Umzugsmaterialien bestellen: Kartons, Gurte, Decken, Folien, Klebeband
- Handwerker für eventuelle Schönheitsreparaturen kontaktieren.
- Arbeiten für die Umzugsvorbereitung verteilen.
- Halteverbotszonen für den Umzug beantragen.
- Übergabeprotokoll für die Endabnahme anfertigen.
