Damit Messen und Vor-Ort-Events auch in Zukunft stattfinden können, finden vermehrt Online-Events statt. Das klassische Event-Marketing vollzieht einen Wandel, um mit den aktuellen Herausforderungen zurechtzukommen. Zusätzlich erfreuen sich digitale Veranstaltungen großer Beliebtheit. Doch was sollten Sie bei der Planung einer Online-Veranstaltung beachten? Gibt es Unterschiede zwischen der Organisation eines digitalen Events und einem Vor-Ort-Event?
Was sollten Sie bei einer Online-Veranstaltung beachten?
Damit es zu keinen technischen Problemen während der Veranstaltung kommt, gehört die gesamte Technik vorab abgestimmt und getestet. Das betrifft alle Verbindungen, Systeme und Tools, die während des Events genutzt werden sollen. Die Einbeziehung der IT-Abteilung hilft, da diese die meisten Erfahrungen mit infrastrukturellen und technischen Fragen besitzt. Während einer Einschulung der Vortragenden können Sie mit ihnen die benötigten technischen Einstellungen vorkonfigurieren. Dazu zählen beispielsweise der Ton, das Kamerabild und die Beleuchtung. Werfen Sie auch einen Blick hinter ihre Referenten. Was würden die Teilnehmer des Online-Events sehen? Klären Sie ab, ob das geplante Onlinekonferenz-Tool Ihren Ansprüchen gerecht wird. Eignet es sich für die gewünschte Teilnehmerzahl und bietet es alle Funktionen, die Sie für das Event benötigen?
Die Vorbereitung eines digitalen Events: der Nutzen einer To-do-Liste
Durch die Nutzung einer To-do-Liste können Sie leicht überprüfen, ob Sie an alles gedacht haben. Je nachdem, um welche Art der Veranstaltung es sich bei Ihrem Online-Event handelt, sollten einige der nachstehenden Punkte auf Ihre Checkliste gesetzt werden:
1.) Ein Konzept erstellen:
- Definition des Eventanlasses und -ziels
- Bestimmung der Zielgruppe, der Teilnehmeranzahl, des Budgets, des Eventformats, der Interaktionsmöglichkeiten
- Mitwirkende informieren
- Verantwortlichkeiten einteilen
- Veranstaltungsinhalte und Programmablauf skizzieren
- Technik- und Tools-Absprache
- Festlegung des Event-Termins und Weitergabe
2.) Teilnehmer und Gäste einladen
- Erstellen einer Gästeliste
- Agenturbriefing und Agenturauswahl
- Entwurf/Versand der Einladungen
- Teilnehmer-Registrierung und Ticketing abklären
- Erinnerungsmails verschicken
3.) Marketingmaßnahmen
- Eventankündigung über Homepage, Newsletter, Social Media, Partner, Influencer etc.
- Schaltung von Anzeigen
4.) Team/Mitwirkende
- Mitwirkende informieren und briefen
- Präsentationstemplates bereitstellen
5.) Durchführung von Einschulungen, Proben und einer Generalprobe
- Technik überprüfen
- Schulung und Beratschlagung von Referenten
- Outfit- und Moderatoren/Redner-Abstimmung
- Präsentationsprobe
6.) Räumlichkeiten vorbereiten
- Veranstaltungsräume, Interaktionselemente, Funktionen und Software-Module vorbereiten
- Startfolie einspielen
- Materialien wie eine Präsentation hochladen
7.) Teilnehmer-Registrierung
- Versand von Informationen und Zugangsdaten
8.) Event-Präsentation
- Startfolie aktivieren
- Technikpersonal zur Verfügung stellen
- Event-Regeln am Anfang kommunizieren
- Integrierung von Aktionen/Spielen/Linkverweisen
9.) Nachbereitung und Auswertung
- Teilnehmer-, Präsentatoren-, Mitwirkenden- und Moderatoren-Feedback einholen
- Beantwortung von Anfragen und Terminanfragen
- Budgetüberprüfung
- Feedback-Auswertung
- Zielüberprüfung und Kontrolle der Wirkung
