Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Diese Entwicklung eröffnet mittelständischen Unternehmen viele Chancen, beinhaltet aber auch einige Herausforderungen. Die Umstellung des eigenen Unternehmens auf zunehmend digitale Prozesse ist oft nicht ganz unproblematisch, aber lohnt sich in den meisten Fällen. Was Sie als mittelständischer Unternehmer in Bezug auf die Digitalisierung wissen sollten, erfahren Sie im Folgenden.
Möglichkeiten der Digitalisierung für den Mittelstand
Als Digitalisierung bezeichnet man die Erstellung von digitalen Repräsentationen von Informationen aus der physischen Welt. Damit werden diese Informationen für die elektronische Datenverarbeitung zugänglich. Ein Beispiel hierfür ist die Digitalisierung der Buchhaltung. Wurde diese früher in Papierform im Aktenschrank aufbewahrt, kann sie heute digital in einer Cloud abgelegt und jederzeit bearbeitet werden. Es gibt zahlreiche Anbieter für solche Lösungen, wobei Lexoffice oder Sevdesk die Marktführer sind. Doch auch über die Buchhaltung hinaus eröffnen sich für mittelständische Unternehmen noch viele weitere Bereiche, in denen die Digitalisierung von Nutzen sein kann. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie Amagno oder DocuWare ermöglichen es, Informationen und Dokumente zentral auf einer Cloud abzulegen und von Mitarbeitern mit entsprechenden Zugriffsrechten bearbeiten zu können. Gerade wenn ihr Unternehmen verschiedene Filialen unterhalten sollte, können Arbeitsprozesse durch ein DMS effizienter und schneller organisiert werden, da Mitarbeiter von jedem Ort, der über einen Internetanschluss verfügt, auf die Dokumente zugreifen können, für die sie freigegeben sind. Dadurch wird auch Home-Office leichter umsetzbar. Zusätzlich können hier auch Projektmanagementsysteme wie Wrike oder Teamwork Projects eingesetzt werden. Auch Teamsitzungen sind online durchführbar. Dienste wie Skype, Zoom oder Wire bieten neben der reinen Videokonferenz auch Tools, die es ermöglichen, Charts oder Dokumente einzublenden, sodass Sie sich auch hier Papierdokumente sparen können.
Was bei der Umsetzung zu beachten ist
Die Überführung eines Unternehmens in digital verwaltete Prozesse oder Archive kann je nach Betriebsgröße sehr herausfordernd sein. Planen Sie deshalb jeden Schritt gut vor der Umsetzung. Komplexere Lösungen bedürfen möglicherweise der Hilfe durch IT-Fachmänner. Eventuell ist es sinnvoll für diese auch Stellen zu schaffen. Dies macht schon deutlich, dass Digitalisierung nicht kostenlos ist und genau kalkuliert werden sollte. Darüber hinaus achten Sie bitte auf die Einhaltung des Datenschutzes. Gerade bei der Zusammenarbeit mit Drittanbietern sollten Sie sicher gehen, dass Sie alle datenschutzrechtlichen Erfordernisse erfüllen. Auch das Home-Office ist im Sinne des Datenschutzes nicht ganz unproblematisch. Sollten Sie Hilfe oder Anregungen in Bezug auf die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen benötigen, bietet die Bundesregierung auf der Internetseite www.mittelstand-digital.de weitere Hilfen und Informationen für kleine und mittlere Unternehmen.
Vom lokalen Geschäft zu einem der größten Onlineshops
Ein positives Beispiel für die richtige Umsetzung in diesen Zeiten ist der Onlineshop ofen.de. Wie der Name schon sagt, geht es hier im Öfen, Kaminöfen, Pelletöfen und natürlich das Zubehör zu all diesen Produkten. Auch wer sich einen neuen Kamin kaufen möchte, ist bei ofen.de genau richtig. Bei ofen.de hat man frühzeitig entdeckt, dass auch ihre Branche maßgeblich von der Digitalisierung und dem Wandel profitieren kann. So wurde aus einem lokalen Geschäft ein Onlineshop, der Kunden in ganz Deutschland beliefert – und das nicht ohne Erfolg! Ofen.de gehört heute eindeutig zu den Big Playern in Ihrer Disziplin.